5 automatyzacji, które warto wdrożyć w biurze nieruchomości

Automatyzacja biura nieruchomości – dlaczego warto wdrażać?

Aby obsłużyć większą ilość klientów, wiele biur nieruchomości decyduje się na zatrudnienie kolejnych agentów. Oczekuje się, że przy zatrudnieniu kolejnej osoby sprzedaż wzrośnie. Dlaczego tak się jednak nie dzieje?

Zatrudnianie kolejnych osób nie zawsze ma sens - szczególnie, gdy problemem nie jest brak rąk do pracy, tylko to, że wiele zadań da się wykonać szybciej, taniej i bez udziału człowieka.

Codziennie do Twojego biura zgłaszają się nowi klienci - jeden, trzech, pięciu, może 7, może 10. Wydaje się, że to nie jest nic nadzwyczajnego - i nawet dobrze, że się pojawiają. Jednak zastanów się – ile z nich otrzymuje od Ciebie odpowiedź od razu - w szczególności, gdy kontaktują się po południu? Trzech klientów dziennie w skali miesiąca to ok. 90 kontaktów, które czekają do rana. A jeśli odpowiesz dopiero za 12-16 godzin, część klientów już będzie po pierwszym kontakcie z Twoją konkurencją.

Przy nawet 1% konwersji sprzedaży ta skala to jedna sprzedana nieruchomość więcej. Każdego miesiąca. A to tylko jeden, prosty proces – szybka odpowiedź na zapytanie. Badania pokazują, że 78% klientów dokonuje zakupu w firmie, która pierwsza odpowie na ich wiadomość. Pomimo tego, że wydaje się to dość proste - ponad 30% klientów nie otrzymuje żadnej odpowiedzi od firm, z którymi się kontaktują.

Automatyzacja pozwala Ci być zawsze pierwsza – bez pracy po godzinach nowych osób w zespole. Nie mówimy o futurystycznym AI i robotach prowadzących spotkania z klientami, tylko o praktycznym podejściu do organizacji i ułatwianiu pracy ludziom.

Przykładowo, możesz:

• odpowiadać i oddzwaniać do klientów nawet poza godzinami biura,

• generować opisy i oferty automatycznie,

• ustawiać przypomnienia i harmonogramy spotkań,

• tworzyć filmy promujące nieruchomości,

• publikować oferty w social media kilka razy, codziennie - bez ręcznego klikania.

To wszystko da się uruchomić w ciągu kilku tygodni. I kosztuje to mniej niż jeden dodatkowy etat. Dlatego coraz więcej biur nieruchomości traktuje automatyzację jako realny sposób na zwiększenie wyników i redukcję kosztów. W tym artykule pokażemy 5 automatyzacji, które możesz szybko wdrożyć w swoim biurze, aby realnie poprawić jakość pracy i oszczędzić czas.

Automatyczne odpowiedzi na formularze kontaktowe

Większość formularzy kontaktowych działa w trybie: „ktoś się odezwie jutro lub kiedyś”. To zabija konwersję.

Klient szuka mieszkania, wypełnia formularz, klika „wyślij” – i… nic. Czasem czeka dzień, czasem dwa, aż akurat ktoś do niego odpisze, gdy nie ma czasu przeczytać wiadomości. W międzyczasie ogląda inne ogłoszenia, zaczyna rozmawiać z innymi agentami. Jeżeli zastanawiasz się, dlaczego klienci nie odpisują Ci na wiadomości - to prawdopodobnie właśnie dlatego.

Tymczasem automatyzacja może przygotować odpowiedź w 10 sekund, a wysłać ją po określonym czasie oczekiwania - nawet w minutę. Z minimalnym udziałem człowieka.

Jak to może działać w praktyce?

• Klient pisze w wiadomości, że szuka 3-pokojowego mieszkania na Mokotowie.

• Wiadomość wpada do CRM-u, który przypisuje proponowane oferty nieruchomości i agenta, który poprowadzi klienta.

• AI przygotowuje draft wiadomości, którą wyśle np. po 5-10 minutach, jeżeli nie zmieni tego człowiek.

Przykładowa wiadomość może wyglądać następująco:

„Dziękujemy za kontakt. Na Mokotowie mamy obecnie kilka mieszkań 3-pokojowych. Jedno z nich przy ul. Wiśniowej ma powierzchnię 75 metrów kwadratowych, miejsce postojowe w parkingu podziemnym i znajduje się blisko metra. Poniżej znajdą Państwo linki do 3 aktualnych ofert, które najlepiej spełniają oczekiwania. Najbliższy wolny termin na prezentację mieszkań to czwartek 7 lipca o godzinie 14:00 - czy umówić Państwa na prezentację?”

W ciągu kilku minut klient otrzyma konkretną odpowiedź. I to wystarczy, żeby nie zaczął szukać podobnych nieruchomości w 7 innych miejscach.

Nie chodzi o to, żeby klient dostał suchy autoresponder typu „dziękujemy za wiadomość”. Chodzi o realną wartość i początek rozmowy sprzedażowej - która wydarzy się nawet wtedy, gdy nie ma nikogo w biurze.

Generowanie filmów ze zdjęć i rzutów nieruchomości

Dobre wideo sprzedaje szybciej. Tyle że w większości biur nie robi się filmów w ogóle - bo to za drogie, zbyt czasochłonne albo wymaga zewnętrznego montażysty.

A przecież klienta nie przyciąga długi opis. Chce zobaczyć, jak wygląda mieszkanie, które ogląda - z więcej niż jednego kadru.

Zamiast zlecać każdą produkcję osobno, można dziś użyć narzędzi takich jak Vidu. Z kilku zdjęć i krótkiego opisu możesz wygenerować film jak poniżej.

Filmy generowane przez AI nie zastąpią profesjonalnego video w każdej sytuacji, ale na etapie pierwszego kontaktu – działają świetnie. I pozwalają ogłaszać oferty szybciej.

Zamiast czekać tydzień na montaż, masz wszystko gotowe od ręki. Dzięki temu więcej ogłoszeń trafia do sieci na bieżąco, a nie „jak będzie czas”.

Automatyzacja z AI, które wspiera sprzedaż

Klient szuka mieszkania z ogródkiem. Wysyła wiadomość. Co dalej?

Zwykle czeka na telefon agenta, który musi przeczytać zapytanie, znaleźć oferty, odpisać lub zadzwonić, dodać wszystko do CRM-u. I najlepiej jeszcze nie zapomnieć o tym kliencie za dwa dni.

Ale co, jeśli część z tych kroków zrobi za niego automatyzacja z AI?

Automatyzacja z AI może:

• odczytać wiadomość klienta,

• wyszukać oferty z ogródkiem z konkretnej dzielnicy dostępne w Twojej ofercie,

• przygotować wiadomość i wysłać ją automatycznie,

• zaproponować spotkanie i dodać je do kalendarza,

• przypomnieć klientowi dzień wcześniej o umówionym spotkaniu (mailowo lub SMS) lub nawet zadzwonić z potwierdzeniem (automatycznie!),

• przekazać agentowi gotowe podsumowanie kontaktu.

Agent dostaje SMS lub lub wydarzenie w kalendarzu: „Spotkanie z Janem Kowalskim w środę o 17:00 przy ul. Żelaznej. Szuka mieszkania 3-pokojowego z ogródkiem do 900 tys. zł. Preferuje zachodnią ekspozycję, bo pracuje z domu.”

I to wszystko działa bez udziału człowieka – dopóki nie dojdzie do spotkania lub nie zadecydujesz inaczej.

Dzięki temu agent może obsłużyć więcej klientów, nie traci czasu na maile i kalendarze. A klient czuje, że jest traktowany indywidualnie - nawet jeśli po drugiej stronie jeszcze nikogo nie było.

Jeżeli chcesz przeczytać więcej o tym, jak może działać automatyczne umawianie spotkań - przeczytaj nasz inny artykuł pod tym linkiem.

Posty z ogłoszeniami w social media

Publikowanie ogłoszeń w social media brzmi dobrze? W praktyce wygląda to tak, że osoba do Social Media jest tylko na pół etatu albo wcale, agenci nie mają czasu pisać opisów, a w rezultacie ostatni post na Twoim fanpage'u jest z maja 2023 roku. A przecież Facebook, Instagram i TikTok to dziś miejsca, gdzie ludzie spędzają naprawdę dużo czasu - i też szukają mieszkań.

Automatyzacja może codziennie publikować nowe posty - z opisami, zdjęciami, CTA i linkami do Twojej strony.

Jak działa automatyzacja social media w biurze nieruchomości?

• Każde nowe mieszkanie w Twojej ofercie może otrzymać automatycznie wygenerowany opis na sociale - z podsumowaniem najważniejszych atutów konkretnej nieruchomości.
• Automatyzacja wybierze 3 mieszkania z Twojej oferty, które opublikuje o 9:00, 14:00 i 19:00
• Automatyzacja pokaże Ci draft posta - np. na Slacku, wyśle mailem, czy na Teamsach.
• Gdy zostawisz odpowiednie emoji pod wiadomością - opublikuje je na Facebooku, Instagramie i TikToku w określonych godzinach.

Efekt? Więcej wiadomości prywatnych, więcej wejść na stronę i w rezultacie - więcej klientów.

Nie musisz wymyślać tekstów, robić grafik, pilnować harmonogramu. To wszystko dzieje się samo - a Ty tylko sprawdzasz, które posty konwertują najlepiej.

Generowanie kart ofert i opisów

Zakładając, że stworzenie dobrego opisu nieruchomości na podstawie zdjęć zajmuje 20-30 minut - przy 40 ogłoszeniach robi się z tego tydzień pracy. A przecież często te treści i tak brzmią podobnie (lub są identyczne), bo po prostu nie ma już siły wymyślać czegoś nowego.

Z pomocą AI możesz generować unikalne opisy automatycznie. Na podstawie zdjęć, lokalizacji, metrażu, parametrów technicznych i Twojego stylu pisania lub ustalonego Tone of Voice.

Dedykowany model GPT może pomóc Ci poprawić elementy opisów, które często umykają przy ich tworzeniu:

• nadać ogłoszeniu emocjonalny ton (np. „miejsce na rodzinne obiady” zamiast „kuchnia z jadalnią”),

• wyróżnić mocne strony oferty w jasny dla czytelnika sposób,

• zamienić frazy typu "atrakcyjna lokalizacja" na to, co faktycznie oznaczają (przystanek metra Racławicka 300 metrów od mieszkania, pięć sklepów spożywczych i dwa przedszkola w promieniu kilometra),

• a nawet zasugerować, co warto poprawić (np. zdjęcie łazienki jest niewyraźne).

Możesz przygotować kilka wersji opisu i testować, która działa lepiej. I to nie tylko pod kątem kliknięć, ale też jakości zapytań. Jeżeli chcesz przetestować, jak może działać taki model - przygotowaliśmy wersję testową, której możesz użyć do poprawienia swoich ogłoszeń.

Podsumowanie

Automatyzacja procesów w biurze nieruchomości to prosty sposób, żeby przyspieszyć obsługę klientów, zwiększyć sprzedaż i lepiej wykorzystywać czas zespołu - bez zatrudniania kolejnych osób.

Nie trzeba od razu wdrażać wszystkiego. Wystarczy zacząć od jednego procesu, który dziś zajmuje najwięcej czasu - jak np. ręczne odpowiadanie na formularze kontaktowe czy przygotowywanie opisów ofert.

Dobrze dobrane automatyzacje:

• pozwolą szybciej reagować na zapytania,

• zmniejszą liczbę powtarzalnych zadań,

• zwiększą liczbę zapytań dzięki lepszej widoczności ogłoszeń.

Jeśli chcesz ocenić, czy automatyzacja ma sens w Twoim biurze nieruchomości - skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Pomożemy dobrać konkretne rozwiązania, które będą działać i przyniosą realne efekty.