Co to jest automatyzacja procesów i na czym polega?

Automatyzacja procesów może być rozumiana jako zastąpienie ręcznego wykonywania zadań przez ludzi działaniami realizowanymi przez automatyzacje, którymi są systemy, aplikacje lub kod wykonujące określone wcześniej zadania. Najczęściej automatyzację procesów wdraża się w powtarzalnych obszarach, które występują regularnie, zajmują czas, nie wymagają złożonego podejmowania decyzji i da się je spisać w formie procesu.

Takie zadania to m.in. kopiowanie danych między systemami, tworzenie raportów, wysyłanie przypomnień, sprawdzanie statusu płatności, umawianie spotkań czy klasyfikowanie wiadomości e-mail. W każdej firmie i zespole da się znaleźć dziesiątki takich zadań. Automatyzacje pozwalają je wykonać bez udziału człowieka. Wykonują te same działania według ustalonego schematu - szybciej, bez przerw i bez błędów.

Najważniejszym efektem i zaletą wdrożenia automatyzacji jest to, że czas Twojego zespołu przestaje być marnowany na zadania, które nie przyczyniają się do wzrostu Twojej firmy. Zazwyczaj pierwsze procesy, które automatyzujemy, są powtarzalnymi zadaniami związanymi z realizacją usług czy zadaniami przed- lub posprzedażowymi, pokroju wysyłki faktur, przygotowania ofert, czy rozliczeń z klientami. Nie oznacza to, że możesz przestać je wykonywać - jednak czas na wykonanie tych zadań dzięki automatyzacji spada z godzin miesięcznie do kilku minut.

Kolejną, równie istotną zaletą wdrożenia automatyzacji jest to, że może stanowić alternatywę do rekrutacji doświadczonych specjalistów. Jeżeli Twój zespół składa się z kilku osób, które wykonują codziennie podobne zadania (np. przygotowanie grafik do kreacji marketingowych, wysyłka i weryfikacja faktur, czy obsługa klientów) - zamiast rekrutować kolejną, możesz wdrożyć automatyzacje, które uwolnią im kilkadziesiąt godzin miesięcznie na inne zadania.

Przykładowo, jeżeli każda osoba w Twoim dziale sprzedaży dostaje 50 zapytań miesięcznie i musi:

• ręcznie wprowadzić je do CRM,

• odpisać indywidualnie na każdego maila lub oddzwonić

• przygotować kilkadziesiąt ofert miesięcznie

• spotkać się z klientem i sporządzić notatki ze spotkania, a następnie zaplanować kolejne kroki

Oznacza to, że Twój zespół traci na tych zadaniach przynajmniej kilka godzin dziennie, które mogą być lepiej spożytkowane - np. na pozyskiwanie nowych klientów czy opiekę nad kluczowymi klientami, którzy stanowią istotną część przychodu Twojej firmy. Gdy liczba zapytań wzrośnie, najprawdopodobniej będziesz rozważać zatrudnienie kolejnej osoby, co oznacza koszty w postaci przeprowadzenia rekrutacji, wdrożenia danej osoby, oraz jej ewentualnej rotacji. Alternatywą jest wdrożenie automatyzacji, która pozwoli opóźnić konieczność rekrutacji i zwiększy efektywność już obecnych osób w zespole.

To właśnie daje automatyzacja:

• oszczędność czasu,

• stabilność procesów,

• ograniczoną ilość błędów ludzkich,

• możliwość skalowania firmy bez tak silnej konieczności zwiększania zespołu.

Zadaniem automatyzacji nie jest zastąpienie ludzi. Ona ich odciąża. Pozwala im robić to, co wymaga myślenia, kontaktu z klientem i bardziej ogólnie - nadzoru człowieka. Prawdopodobnie większość innych zadań można u Ciebie zautomatyzować.

Jakie są rodzaje automatyzacji?

Najprostszym podziałem, jaki należy zrozumieć, jest podział na RPA, BPA, integracje systemów i hiperautomatyzację - czyli w uproszczeniu BPA z wykorzystaniem AI. Głównymi różnicami między nimi jest „zakres obowiązków” automatyzacji - ilość i waga zadań, jakie zostaną przez nią wykonane oraz sposób ich wykonania.

Przykłady automatyzacji

RPA - automatyzacja w logistyce

RPA (Robotic Process Automation) to automatyzacja polegająca na naśladowaniu pracy człowieka w systemach komputerowych. W praktyce może działać jak cyfrowy pracownik, który wykonuje te same, zdefiniowane wcześniej zadania: kopiować dane z Excela do ERP, pobierać pliki, przenosić je między systemami i informować o problemach resztę zespołu.

Przykładowo, w firmie logistycznej pracownik codziennie wprowadza dane z maili z zamówieniami do systemu magazynowego. Dzięki RPA możesz te same dane odczytać i wkleić automatycznie - bez ryzyka literówek i błędów w zamówieniach i bez straty 2 godzin dziennie.

O tym, jak może wyglądać automatyzacja w logistyce, możesz przeczytać więcej w naszym innym artykule.

BPA - automatyzacja biura nieruchomości

BPA (Business Process Automation) skupia się na automatyzowaniu większych fragmentów procesów i linii biznesowych - nie tylko kliknięć, ale całych scenariuszy obsługi klienta lub wykonywania zadań. Często obejmuje kilka etapów, procesów, systemów, osobób i reguł.

Dobrym przykładem BPA jest obsługa klienta w biurze nieruchomości - automatyzacja BPA może działać od wypełnienia formularza kontaktowego, przez automatyczne przypisanie do doradcy, po przypomnienie o spotkaniu i wysyłkę umowy. Zamiast 5-6 ręcznych kroków, które często czekają na ich wykonanie kilka godzin przy każdym kliencie - zautomatyzowany proces może wykonać je natychmiastowo, gdy spełnione zostaną określone kryteria. Więcej o przykładowych automatyzacjach w branży nieruchomości możesz przeczytać tutaj.

Integracje systemów - integracje w e-commerce

To najczęściej spotykany typ automatyzacji w małych i średnich firmach. Polega na łączeniu systemów, które wcześniej nie „rozmawiały” ze sobą: CRM z ERP, sklep e-commerce z fakturowaniem i Baselinkerem, formularz kontaktowy z narzędziem do mailingu i analizą przeglądanych przez użytkownika artykułów na stronie Twojej firmy.

Jednym z segmentów, w którym integracje systemów są najbardziej powszechne, jest e-commerce. Przykładowo, sklepy internetowe często po złożeniu zamówienia wysyłają dane klienta do Subiekta lub innego systemu, który automatycznie generuje i wysyła faktury. Klient otrzymuje ją mailem bez udziału pracownika działu księgowości. Kolejnym dobrym przykładem jest aktualizacja stanów magazynowych poprzez „zaciągnięcie” informacji z Managera Produktów Baselinkera do sklepu e-commerce.

Automatyzacja z AI - zarządzanie projektami

W odróżnieniu od prostych reguł RPA czy integracji, wykorzystanie AI w automatyzacji często stanowi świetny sposób na osiągnięcie spektakularnych efektów projektów automatyzacyjnych. Automatyzacja z AI potrafi analizować dane i „wsad” do automatyzacji, a następnie podejmować wstępne decyzje na podstawie znalezionych wzorców. Najprostsze zastosowania AI w automatyzacji to kwalifikacja leadów, ocena szans sprzedaży i wykonania procesu, automatyczne odpowiadanie na maile lub tworzenie podsumowań spotkań.

W typowej firmie usługowej realizującej kilkanaście równoległych projektów, AI może znacząco uprościć zarządzanie portfolio projektów. Z naszego doświadczenia, zadania Project Managerów, które pochłaniają najwięcej czasu, to konieczność ręcznego aktualizowania statusów, przypisywania zadań, zarządzania backlogiem, raportowanie do osób decyzyjnych i tworzenie dokumentacji projektowej. Oczywiście, w każdym projekcie firmy, jakiej pomogliśmy z automatyzacją zarządzania projektami, dokumentacja istniała, była aktualna, dokładna, opisowa i w razie problemów z dostarczeniem projektu stanowiła nieocenioną pomoc w jego rozwiązaniu. Nie zmyślam. 😉

AI może analizować dane z aplikacji pokroju Jiry, Monday czy ClickUpa i na bieżąco:

• identyfikować projekty z ryzykiem opóźnienia (np. porównując realny postęp z planem i wprowadzając system statusów RAG),

• automatycznie przypisywać zadania zależne,

• sugerować przesunięcia terminów i alokację zasobów,

• generować raporty dla osób decyzyjnych z ryzykami i estymowanym czasem zakończenia.

AI może uczyć się, które typy zadań zwykle się opóźniają, które osoby potrzebują większego buforu i jakie zmiany prowadzą do lepszych wyników. Dzięki temu PM nie musi śledzić 100 zadań ręcznie - może dostać gotową diagnozę i rekomendacje.

Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów przede wszystkim polega na zaprzestaniu ręcznego wykonywania powtarzalnych kroków i zadań. Są one zastępowane działaniami realizowanymi automatycznie - przez narzędzia, systemy lub wcześniej zdefiniowane reguły. Nie chodzi tylko o to, żeby „coś klikało się samo”. Chodzi o to, by cały proces działał szybciej, spójnie i upraszczał pracę specjalistów.

W przykładowej firmie usługowej, która realizuje równolegle krótkie, maksymalnie kilkumiesięczne, powtarzalne projekty, proces oddania projektu do klienta często wygląda podobnie:

1. sprawdzić, czy wszystkie etapy zostały zrealizowane,

2. podpisać protokół odbioru

3. dodać podsumowanie projektu do systemu i zamknąć projekt,

4. wygenerować fakturę

5. wysłać klientowi wiadomość z załączoną fakturą i prośbą o opinię.

W firmie bez automatyzacji te zadania najczęściej wykonuje to pracownik administracji. Musi zebrać dane z Excela, sprawdzić status w Asanie, ręcznie przygotować PDF-a, wysłać go mailem i ustawić przypomnienie na termin płatności. To zajmuje często nawet kilka godzin na jeden projekt - i zdarza się, że coś zostanie przeoczone, faktura wyjdzie do innego klienta niż powinna, lub protokół odbioru nie zostanie podpisany przy oddaniu projektu.

Po wdrożeniu automatyzacji:

• automatyzacja monitoruje zakończenie projektu (na podstawie statusu w narzędziu do zarządzania),

• wysyła protokół odbioru uzupełniony o zakres wykonanych prac,

• po jego podpisaniu automatycznie generuje fakturę na podstawie już istniejących danych z CRM i Asany,

• wysyła wiadomość do klienta z załączoną fakturą i gotowym szablonem do wystawienia opinii,

• ustawia przypomnienie o weryfikacji płatności,

• jednocześnie dodaje notatkę z realizacji projektu do archiwum.

Proces, który wcześniej wymagał ręcznej pracy i kilku systemów, teraz dzieje się w tle - bez udziału człowieka.

Co się zmienia w praktyce?

• eliminujesz ryzyko błędów (np. zły numer konta, brak faktury),

• nie musisz nikomu przypominać o wystawieniu faktur,

• zespół administracyjny zyskuje kilkadziesiąt godzin miesięcznie na inne zadania,

• czas na domknięcie projektu często skraca się z dni do minut.

To właśnie na tym polega automatyzacja procesów biznesowych: łączy dane, wykonuje powtarzalne zadania, eliminuje ręczne kroki i standaryzuje sposób pracy zespołów. Dobrze zaprojektowany proces działa z minimalnym nadzorem - niezależnie od zmiany osób, sezonowości czy liczby klientów.

Automatyzacja procesów a transformacja cyfrowa

Automatyzacja procesów jest najczęściej występującym elementem strategii transformacji cyfrowej - zmiany sposobu działania firmy z wykorzystaniem technologii. Jej celem jest poprawa efektywności operacyjnej, szybsze podejmowanie decyzji, większa odporność na zmiany i uporządkowanie procesów, które dotąd działały „na słowo honoru”. Ale zanim zacznie się wdrażać nowe narzędzia i automatyzacje, powinno się ustalić, po co się to robi - i co konkretnie ma się zmienić. Dlatego pierwszym krokiem zawsze powinna być strategia.

Dobrze przygotowana strategia transformacji cyfrowej zawiera:

• cele biznesowe (np. skrócenie czasu rozwiązanie problemu klienta do 3 godzin),

• analizę obecnych procesów (co działa źle lub zbyt wolno - i jak źle oraz jak wolno),

• mapę priorytetów (obszary wymagające zmiany najszybciej i mają największy wpływ na wyniki),

• plan działania (etapy wdrożenia, odpowiedzialności, zasoby).

Dopiero na tym fundamencie powinno się rozpocząć prace nad szeroko zakrojoną automatyzacją całej firmy. I właśnie wtedy automatyzacja wchodzi jako pierwszy praktyczny krok - bo pozwala natychmiast usprawnić konkretne działania operacyjne, bez konieczności przebudowy całej firmy i wszystkich procesów jednocześnie.

To obszar, w którym najszybciej widać efekty: mniej błędów, mniej powtarzalnej pracy, szybsze działanie zespołów. Automatyzując procesy, firma porządkuje przepływ danych, uczy się dokumentować działania i buduje bazę do dalszej cyfryzacji - np. integracji systemów, analityki danych czy wdrożenia rozwiązań AI. Często okazuje się, że dane zbierane w firmach dopiero na tym etapie zaczynają być postrzegane jako źródło informacji i przewagi.

Aby automatyzacja procesów w Twojej firmie miała jak najlepszy efekt i istotny wpływ na jej wyniki, a nie była tylko „technologiczną ciekawostką”, wdrażanie automatyzacji powinno zawsze zaczynać się od rozmowy o celach biznesowych. Co konkretnie chcemy poprawić? Czego firma potrzebuje bardziej: szybszej obsługi, większej skali działania, czy może po prostu odciążenia zespołu bez kolejnych rekrutacji? Dopiero wtedy można dopasować rozwiązanie i zaplanować, które realnie wspiera cele firmy - zamiast tylko je komplikować i stanowić incydentalne działania.

Bez tego fundamentu każda większa zmiana kończy się chaosem. Nowe narzędzia często są wdrażane bez ładu, a zespół i tak pracuje „po staremu”. Automatyzacja może porządkować procesy, ale plan transformacji cyfrowej musi zostać stworzony na poziomie strategii firmy.

Możesz przeczytać też nasz inny artykuł o transformacji cyfrowej w którym przedstawiamy, jaki może mieć wpływ na codzienne funkcjonowanie Twojej firmy.

Jaki wpływ może mieć automatyzacja na Twoją firmę?

Automatyzacja przekłada się na realne wyniki - i to w kilku KPI jednocześnie.

Koszty

W firmach, które automatyzują powtarzalne zadania operacyjne, takie jak wystawianie faktur, przygotowywanie raportów czy przenoszenie danych między systemami, koszty ich realizacji spadają nawet o 30-50%.

Jakość usług i procesów

Tam, gdzie wcześniej zdarzały się błędy - np. źle przepisany numer faktury, nieodpowiednia stawka VAT czy brak załącznika - automatyzacja eliminuje ryzyko błędów ludzkich. W działach, które codziennie przetwarzają dziesiątki lub setki rekordów, liczba błędów spada nawet o 80-90%.

Szybkość reakcji

Automatyzacja pozwala generować raporty i zestawienia w czasie rzeczywistym, co oznacza, że menedżerowie nie muszą już czekać kilku dni na podsumowania od zespołu - decyzje podejmowane są szybciej, na podstawie aktualnych danych.

Wzrost bez kolejnych rekrutacji

Uwolnienie nawet 20-40 godzin miesięcznie na osobę pozwala zespołom skupić się na zadaniach bardziej strategicznych, a firmie - rosnąć bez natychmiastowej potrzeby zatrudniania kolejnych specjalistów.

Przykłady automatyzacji procesów

Wbrew pozorom, automatyzacja procesów nie oznacza analizy zaawansowanej technologii rakietowej czy wielkich wdrożeń, które muszą zostać zabudżetowane na 5 lat do przodu. Najczęściej wdrożenia mają na celu seryjne usprawnienie prostych, powtarzalnych zadań, które każdego dnia pochłaniają czas zespołu, obciążają organizację i powodują błędy. W wielu firmach da się wdrożyć pierwsze automatyzacje w ciągu kilku dni - bez ingerencji w procesy i kosztownych zmian organizacyjnych.

Automatyzacja w sprzedaży

Sprzedaż to jeden z obszarów, w którym automatyzacja przynosi szybki i widoczny efekt. Zmniejszenie ilości ręcznych, powtarzalnych zadań, które spowalniają pracę zespołów często pozwala szybko zwiększyć konwersję sprzedaży.

Automatyczna kwalifikacja leadów - zamiast przeglądać każdy formularz kontaktowy ręcznie, automatyzacja może analizować treść zapytania i automatycznie przypisać je do odpowiedniej osoby i procesu sprzedażowego, a następnie przygotować gotowy do wysyłki draft odpowiedzi z linkiem do spotkania. Dzięki temu Twój zespół nie musi tracić czasu na pisanie maili bez szansy na sprzedaż, a czas reakcji na wartościowe leady spada z godzin do pojedynczych minut.

Automatyzacja follow-upów i przypomnień - po wysłaniu oferty wiele firm opiera dalszy kontakt na “przypomnę się za kilka dni” i „czy udało się Państwu przeanalizować naszą ofertę?”. Automatyzacja pozwala zaplanować serię przypomnień i wiadomości follow-up, które są wysyłane automatycznie, z dopasowanym kontekstem i załącznikami w postaci informacji, które faktycznie interesują Twoich klientów. Twój zespół nie musi pamiętać o każdym temacie - automatyzacja z AI może sama trzymać naturalny rytm komunikacji.

Automatyzacja wprowadzania danych do CRM - ręczne przepisywanie informacji z maila do systemu to strata czasu i źródło błędów, które dalej jest obecne w większości firm. Automatyzacja może sama utworzyć kontakt, dodać temat sprzedażowy, uzupełnić pole “źródło” i przypisać odpowiedzialną osobę na podstawie bieżącej ilości prowadzonych klientów. Efekt: aktualne dane w systemie bez opóźnień i bez potrzeby zatrudniania osoby tylko do “wklepywania danych”.

W naszym innym artykule przedstawiliśmy kilka automatyzacji w sprzedaży, które możesz wdrożyć samodzielnie.

Automatyzacja w HR

W działach HR wiele zadań opiera się na powtarzalnych działaniach, które można zautomatyzować bez dużej ingerencji w procesy zarządzania ludźmi - oszczędzając czas, zmniejszając ryzyko błędów i poprawiając jakość wdrożenia nowych członków zespołu.

Automatyzacja onboardingu - zamiast ręcznie wysyłać listy powitalne, linki do dokumentów i przypomnienia o szkoleniach, automatyzacja może uruchamiać cały proces onboardingowy automatycznie po podpisaniu umowy z nowym członkiem zespołu. Pracownik otrzymuje wiadomości w ustalonych odstępach, a dział HR widzi, które kroki zostały wykonane. Automatyzacja onboardingu pozwala zmniejszyć chaos i szybciej wdrażać nowe osoby - uwalniając czas osób z HR na rozwiązywanie faktycznych problemów Twojego zespołu.

Automatyczne przypomnienia o badaniach, szkoleniach i umowach - automatyzacja może sama ustalać terminy i przypominać pracownikom o badaniach okresowych, wygasających umowach czy obowiązkowych szkoleniach BHP.

Automatyczne generowanie i porządkowanie dokumentów pracowniczych - automatyzacja może zbierać dane wielu miejsc, aby następnie stworzyć na ich podstawie kolejne dokumenty (np. RCP, zgłoszenie do ZUS, czy list powitalny). Pobieranie danych z wielu źródeł i tworzenie kompletnych dokumentów to coś, co automatyzacja rozwiązuje świetnie - i jest bardzo szybkie we wdrożeniu.

Automatyzacja w zarządzaniu

Zarządzanie firmą lub zespołem to nie tylko podejmowanie decyzji, ale też ciągłe zbieranie i analiza informacji, nadzorowanie zadań i pilnowanie terminów. Automatyzacja pozwala skrócić czas potrzebny na nadzór i zyskać większą kontrolę nad działaniami operacyjnymi.

Automatyczne raportowanie o statusie projektów - zamiast czekać na cotygodniowe raporty od zespołów, manager może otrzymywać automatyczne podsumowania postępów z aplikacji typu ClickUp czy Jira. Raport może trafiać na maila lub Slacka w wybranym formacie i czasie i zawierać tylko to, co jest najważniejsze dla sprawnej realizacji projektu.

Automatyczne przypomnienia o zadaniach krytycznych i zaległościach - system może monitorować statusy zadań, automatycznie wysyłać przypomnienia i eskalować zaległości do osób decyzyjnych.

Automatyzacja zarządzania celami (OKR/KPI) - dzięki automatyzacji możesz otrzymywać alerty o opóźnieniach w realizacji lub ryzyku niezrealizowania celów, automatyczne przypomnienia o przeglądach postępów, a nawet sugestie, które obszary wymagają reakcji Twojej.

Automatyzacja w finansach

Finanse to jeden z tych obszarów, gdzie błędy potrafią kosztować najwięcej - zarówno czasu, jak i pieniędzy. Automatyzacja procesów finansowych pozwala usprawnić przepływ informacji, ograniczyć ryzyko pomyłek i skrócić czas realizacji zadań.

Automatyczne generowanie raportów finansowych - zamiast ręcznie eksportować dane z kilku systemów (księgowość, CRM, czy system rejestracji czasu pracy) i składać je w Excelu, automatyzacja pozwala połączyć źródła danych i generować raporty na żądanie lub w określonych cyklach (np. co poniedziałek o 8:00). Efekt: mniej pracy ręcznej, mniej błędów, a dane są zawsze aktualne.

Automatyzacja przypomnień o płatnościach i windykacji - system może automatycznie wykrywać faktury z przekroczonym terminem płatności i wysyłać przypomnienia do klientów. W kolejnym kroku może utworzyć zgłoszenie do windykacji lub ustawić priorytet w systemie CRM.

Automatyzacja rozliczeń wewnętrznych i delegacji - zamiast ręcznie przetwarzać każdy wniosek o zwrot kosztów, system może automatycznie weryfikować zgodność z polityką firmy, pobierać dane z paragonów (OCR) i przygotowywać gotowe zestawienia dla księgowości.

Gdzie automatyzacja procesów sprawdzi się najlepiej?

Automatyzacja procesów w firmach przynosi największy efekt tam, gdzie codzienna praca opiera się na powtarzalnych działaniach i dużej liczbie danych. Dotyczy to szczególnie firm, w których procesy operacyjne są oparte na dokumentach, e-mailach, formularzach i ręcznej komunikacji między działami.

Działy back-office, takie jak administracja, HR, księgowość czy spedycja to naturalne miejsca do wdrażania automatyzacji - bo właśnie tam zespoły codziennie wykonują dziesiątki zadań, które da się łatwo zautomatyzować. Równie dobrze automatyzacja procesów sprawdzi się w firmach projektowych i usługowych, które chcą szybciej raportować postępy, ustandaryzować komunikację z klientem i ograniczyć liczbę błędów wynikających z niedopilnowanych szczegółów.

Jeśli Twoja firma działa w podobny sposób i chcesz porozmawiać o tym, jak może wyglądać automatyzacja konkretnych procesów u Ciebie - skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji. Już na pierwszym spotkaniu wskażemy, od czego zacząć i gdzie najszybciej zobaczysz efekty.