5 problemów w automatyzacji, na które trafia większość firm

Dlaczego firmy mają problemy z automatyzacją procesów?

Raport BCG z 2024 roku wskazuje, że 74% firm ma problemy ze skalowaniem wdrożeń AI w organizacji, które wdrożyły. Z raportu wynika, że ok. 70% problemów we wdrożeniach wynika z nieodpowiedniego zarządzania zmianą i komunikacją w zespole, a tylko ok. 30% problemów jest związana z samym wdrożeniem i technologią.

Większość firm często działa ad-hoc: kupuje narzędzie, skleja ze sobą kilka reguł i procesów do automatyzacji, a następnie liczy, że problemy w firmie znikną. Innymi słowy - gaszą pożary, zamiast budować systemy, które pomogą ich uniknąć. Często widzimy, że w przypadku takich firm powstaje znaczna niechęć do automatyzacji procesów, bo "nie działa i u nas się nie sprawdza". W międzyczasie, dosłownie "za płotem", firmy z tego samego segmentu potrafią osiągać ROI rzędu 50% w pierwszych 12 miesiącach po wdrożeniu. Co więcej, koszty utrzymania projektów wdrożenia automatyzacji procesów, które często nie są wyznaczane wprost, potrafią być wyższe nawet o 40% w porównaniu do "estymowanych".

Automatyzacja procesów ma sens wtedy, gdy wspiera spójną strategię transformacji cyfrowej, a nie kolekcję pojedynczych, zautomatyzowanych zadań. Jeśli należysz do grupy tych firm, które nieskutecznie próbowały szeroko się automatyzować: za chwilę poznasz pięć problemów, które prawdopodobnie utrudniły Ci wdrożenie automatyzacji i transformację cyfrową sprawiając, że każda kolejna próba kosztuje więcej nerwów niż daje korzyści.

Problem pierwszy - Automatyzacja najczęściej zaczyna się od irytacji, nie planu

Większość firm nie ma problemu z wdrażaniem technologii. Ma problem z czasem. A dokładniej: z brakiem czasu na przemyślane wdrożenie. To właśnie frustracja najczęściej pcha ludzi do automatyzacji procesów, które często nie działają. Kiedy Ty lub Twój zespół robi coś kilkanaście razy dziennie i czuje, że to strata czasu - często zaczyna się wdrażanie pierwszego rozwiązania z brzegu "na szybko, byle działało".

Dziś możesz wykorzystać całą masę narzędzi, a dodatkowo większość z nich zaczęła korzystać w jakimś stopniu z AI. Dzięki temu, że mamy tyle rozwiązań na rynku, automatyzacja i usprawnianie pracy w firmach jest dużo łatwiejsze niż te 5 czy 10 lat temu i często możesz wdrożyć je samodzielnie w kilka godzin. I tu pojawia się pierwszy błąd: wiele firm zaczyna automatyzację od wyboru narzędzia. "Kupmy CRM, bo mamy bałagan w sprzedaży". Tyle że bałagan to efekt, a nie przyczyna.

Automatyzacja nie rozwiąże problemu z niedziałającymi procesami, w których problemy występują poza częścią wykonawczą. Przykładowy CRM jest w zasadzie koniecznym narzędziem do zarządzania sprzedażą i po korzystaniu z niego przez kilka lat nie wyobrażamy sobie pracy bez niego. Jednak nie mając ułożonego i przemyślanego procesu sprzedaży, wdrożenie CRM i jego automatyzowanie może skutkować jeszcze większym chaosem, niż był do tej pory.

Z tego względu często jako pierwszy krok w podejściu do automatyzacji procesów polecamy kartkę i długopis. A dokładniej - spisanie zadań i problemów, które pojawiają się codziennie albo kilka razy w tygodniu lub w miesiącu. Często też zaczynamy od otworzenia kalendarza i systemu z zadaniami, aby ocenić, które z nich najczęściej się powtarzają i dopiero wtedy zastanowić się, jak miałaby wyglądać automatyzacja - i które procesy naprawdę warto automatyzować.

Zanim pomyślisz o narzędziu, zapisz: co robisz codziennie, co się powtarza, co Cię irytuje. Kartka papieru i godzina Twojego czasu wystarczy, aby oszczędzić pieniądze na automatyzacje, które będą mniej przydatne, niż oczekujesz. W jednym z naszych artykułów możesz przeczytać o tym, które procesy w sprzedaży warto zautomatyzować najpierw.

Problem drugi – Brak pomysłu na wykorzystanie automatyzacji w całej firmie

Według MuleSoft Connectivity Benchmark 2024, 98% liderów IT potwierdza, że ma problemy z wdrożeniem transformacji cyfrowej, a 81% z nich wskazuje, że silosy są najbardziej istotnym problemem.

W praktyce widzimy, że większość wdrożonych samodzielnie automatyzacji procesów ma podobne problemy:

• ERP wysyła 20 faktur dziennie automatem, lecz nie jest tworzony koszyk przelewów do banku. Osoba odpowiedzialna za przelewy porównuje wyciąg z PDF-ami i ręcznie wprowadza przelewy do wykonania.

• WMS drukuje etykietę w 2 sekundy od wprowadzenia zamówienia (często ręcznie), ale numer listu przewozowego nie trafia do systemu kurierskiego. Magazynier przepisuje 12-cyfrowy kod 80 razy w każdej zmianie.

• Bot HR zakłada login w Active Directory w chwili podpisania umowy, jednak pomija przydzielenie grup dostępu. Administrator loguje się później i klika w checkboxy dla każdego nowego pracownika osobno.

• Reguła w Zendesk przenosi zgłoszenie do kolejki, ale nie dołącza załączników. Agent otwiera maila i ręcznie kopiuje cztery pliki, by dział finansów dostał komplet danych.

• Marketing wrzuca leada do CRM automatem, ale pola „źródło” i "dane kontaktowe" zostają puste, więc handlowiec dopisuje je ręcznie. Tych poprawek bywa 40-50 dziennie.

W projektach automatyzacji, które rozszerzamy w iMakeable u naszych klientów często widzimy zbędną pracę, którą dałoby się uniknąć robiąc ten "jeden krok więcej" poza konkretny dział. Najczęściej w ten sposób udaje nam się osiągnąć jeszcze lepsze ROI - automatyzując procesy pomiędzy silosami.

Problem nie leży w narzędziach, lecz w braku planu na pełen przepływ. Kolejne automatyzacje bez połączenia między działami tylko wydłużają drogę informacji i powodują jeszcze większą frustrację w zespole. Backlogi rosną, a nikt nie zastanawia się, jak można uprościć pracę kolegi lub koleżanki z zespołu obok.

Wystarczy opisać workflow od leada do faktury i zmapować punkty styku. Zamiast pięciu małych skryptów zyskujesz jeden spójny proces, który realnie skraca czas obsługi procesu. Automatyzacja procesów biznesowych działa najlepiej, gdy obejmuje cały łańcuch - nie wybrany odcinek. Po co automatyzować tylko sprzedaż, skoro luka natychmiast pojawi się w obsłudze klienta?

Problem trzeci - Projekty automatyzacji kończą się po 3 procesach

Średni cykl życia projektu automatyzacji w firmach, które badamy, to 10 tygodni: trzy procesy wchodzą na produkcję, pojawia się pierwsze ROI (zwykle 15-25 %), a zespół wraca do zadań bieżących. Na papierze sukces, w praktyce - zmarnowany potencjał. Powód jest prozaiczny - nikt nie ma zarezerwowanego czasu na dalsze automatyzowanie, a projekt został potraktowany jako jednorazowe zadanie. Właściciel projektu często bywa menedżerem sprzedaży, CFO lub specjalistą IT (lub wszystkim na raz 😉), lecz jego kalendarz znów wypełniają raporty, spotkania i pożary - lub zwyczajnie zapomina o sprawie.

Bez wydzielonego czasu kolejne pomysły lądują w backlogu, a automatyzację odkłada się „na później”. Po sześciu miesiącach automatyzacje działają (lub nie) i nikt się nimi nie interesuje. Schemat powtarza się w każdym dziale i firmie: każdy cieszy się szybką wygraną, nikt nie pilnuje dalszego rozwoju.

Rozwiązanie nie wymaga dużego budżetu, tylko decyzji organizacyjnej. Zarezerwuj 10-15 godzin miesięcznie jednej, konkretnej osoby na stałe zadania: okresowy przegląd backlogu, wdrożenie quick winów, kwartalną analizę nowych kandydatów do automatyzacji, półroczną roadmapę automatyzacji i planu rozbudowy.

Ta skromna rezerwa czasowa wystarcza, by co cztery tygodnie dorzucić kolejny proces albo zaktualizować istniejący. Firmy, które tak robią, automatyzują kilka razy więcej procesów w ciągu roku zamiast patrzeć, jak początkowy entuzjazm się kurczy. Jeśli myślisz, że te 10-15 godzin to luksus, policz ile godzin przeznacza Twoja firma na wykonywanie procesów, które można zautomatyzować. Szybko zobaczysz, że stały opiekun zwraca się wielokrotnie. Krótko: bez właściciela projekt żyje chwilę i cichnie, z właścicielem rośnie wykładniczo.

Problem czwarty - brak wsparcia lub czynny opór zespołu

Brak odpowiedniej komunikacji z zespołem często powoduje, że wszystkie próby automatyzacji prędzej czy później kończą się porażka. Według Pewresearch, ponad połowa pracowników obawia się wpływu AI i automatyzacji na ich pracę, a 32% z nich uważa, że technologia zmniejszy dostępną dla nich ilość miejsc pracy.

Obawy rosną jeszcze bardziej, gdy plany automatyzacji powstają w pokoju managera, a nie przy wspólnym stole. Dodatkowo automatyzowane są tylko pomysły managerów - często niebędące najbardziej trafnymi procesami, które uwolnią najwięcej godzin. Zespół nie zgłasza pomysłów, szczególnie tam, gdzie ręczna praca zajmuje najwięcej godzin - z ich perspektywy nikt nie chce sam podpisać sobie wyroku. Pomysły się nie pojawiają, a projekty albo umierają z powodu poprzedniego problemu, lub nie osiągają oczekiwanych rezultatów. Po kilku sprintach tempo spada, bo nikt nie widzi zalet automatyzacji.

Możesz uspokoić te obawy na kilka sposobów:

• Regularne, krótkie spotkania, w którym każdy zgłasza jedno powtarzalne zadanie do automatyzacji. Pamiętaj - aby zmniejszyć obawy zespołu, powinno się faktycznie automatyzować zadania z tej listy. Czyny przemawiają głośniej niż deklaracje, a własny przykład zespołu waży więcej niż każde szkolenie.

• Publiczne przedstawienie wyników automatyzacji zaproponowanej przez zespół - liczysz czas oszczędzony w miesiącu, pokazujesz wynik na tablicy i dziękujesz autorowi idei. Prosty rachunek pomaga. Jeśli jedna poprawka redukuje 30 min dziennie u pięciu osób, to w skali roku zwalnia ponad 300 roboczogodzin. Wyświetl ten wynik po pierwszym "cyklu rozliczeniowym" po wdrożeniu.

• Transparentna lista “co automatyzujemy w kolejnej turze”, widoczna w task-trackerze. Gdy ludzie widzą, że propozycje lądują na roadmapie, przestają się bać i zaczynają myśleć kreatywnie. Możesz też dodać "mikro-premię" - chociażby lunch czy kawę od firmy - dla autorów pomysłów automatyzacji.

W ten sposób "iteracyjnie oswoisz" zespół z projektem automatyzacji - więcej zaufania oznacza więcej pomysłów, a w rezultacie krótsze procesy i kolejny dowód na to, że zespół nie stracił pracy - stracił tylko nudne zadania. Daj ludziom powód, by chcieli współtworzyć automatyzację, a nie ją blokować - wtedy projekt nie umrze w ciszy po trzecim procesie, tylko nabierze stałego rytmu.

Problem piąty - automatyzacja produkcji długu technologicznego

W 2025 Technology & Security Predictions Forrestera podano, że w 2026 roku ponad 75% decydentów odczuje problem długu technologicznego w automatyzacji i wdrożeniach AI. Obserwujemy, że główną przyczyną jest podejście firm do automatyzacji na zasadzie "automatyzujemy to, co już jest - bez pytań o sens i planowania na dalej niż miesiąc do przodu". W długim terminie może to prowadzić do powstania gigantycznej sieci zależności między poszczególnymi automatyzacjami, z której ciężko będzie się wykopać.

Jeżeli nie tworzysz na bieżąco globalnego diagramu automatyzacji, tworzysz pajęczynę, której węzły łączą się całkowicie przypadkowo - i nie da się jej szybko odtworzyć. Każda drobna zmiana w API czy integracji może zerwać jedną z nitek i spowodować problemy w kilku innych automatyzacjach. Dokładanie kolejnych automatyzacji w ten sposób będzie wyłącznie potęgować problem. Dług rośnie, a gdy pojawią się proste błędy, zamienią się od razu w lawinę problemów. Wtedy zespół prosi o „szybkie fixy”, dorzuca się kolejny warunek brzegowy i sieć gęstnieje. Po roku nikt nie pamięta, dlaczego konkretna automatyzacja działa w ten sposób, ale jej ruszenie powoduje serię błędów w innych.

Jak tego uniknąć?

• Stwórz globalną mapę automatyzacji w całej firmie. Zanim podejmiesz pierwszy krok, rozrysuj zależności między automatyzacjami - chociażby z nazwy.

• Zarezerwuj 10-15% budżetu projektu na porządkowanie starych integracji - usuwaj nadmiarowe kroki i weryfikuj, czy są potrzebne, zanim dodasz nowe.

• Monitoruj zależności - stwórz alerty, gdy zewnętrzny system zmieni wersję API i reaguj od razu, nie po pierwszej awarii.

• Wdrażaj seriami po 2-3 automatyzacje, a każdą iterację kończ testem regresji całego łańcucha.

Automatyzacja procesów biznesowych działa wtedy, gdy przyspiesza dobrze ułożony przebieg, a nie konserwuje bałagan. Ten problem jest szczególnie nasilony w firmach, które od początku nie miały dobrze ułożonych i zmapowanych procesów. Automatyzacja będzie powodować tylko kolejne problemy i większy chaos, gdy coś w niej nie zadziała.

Czy pomimo tych problemów powinno się wdrażać automatyzacje?

Automatyzacja nie jest już miłym dodatkiem - dziś decyduje o marży Twojej firmy. Własnoręczne skrócenie kilku powtarzalnych zadań to świetny początek: efekty są szybko widoczne i kuszące wydaje się automatyzowanie wszystkiego, co możemy. Kłopoty pojawiają się dopiero później. Gdy przybywa automatyzacji, wychodzą ukryte błędy: brak mapy zależności, narastający dług technologiczny i problemy z istniejącymi automatyzacjami, w których pojawiają się błędy. Jedna zmiana w bazie automatyzacji potrafi wtedy zablokować kilka procesów, a oszczędności giną w kosztach poprawek i zmian.

W takiej chwili pomaga spojrzenie z zewnątrz, aby połączyć punkty w jeden, stabilny system. Jeśli czujesz, że Twoje automatyzacje zaczynają ciążyć bardziej, niż pomagają, skontaktuj się z nami. Pomożemy uporządkować procesy i zbudować solidną bazę pod dalszy, skalowalny rozwój.