Transformacja cyfrowa

Automatyzacja procesów

Aplikacja webowa

Transformacja cyfrowa - zwiększenie efektywności operacyjnej i skrócenie czasu na wykonanie usług w EcoMS

Czas trwania projektu

Marzec 2024 - Dalsza współpraca

Zespół

5 osób

Branża

Doradztwo i consulting

Zakres współpracy

Aplikacje webowe

Doradztwo IT i biznesowe

Product Design

Czym zajmuje się EcoMS?

EcoMS Consulting prowadzi kompleksowe doradztwo w zakresie ochrony środowiska i ESG, wdrażania norm ISO, doradztwa energetycznego i bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Usługi EcoMS skupiają się na wsparciu klientów we wdrażaniu złożonych zmian o szerokim zasięgu w swoich organizacjach.

Działając od ponad 20 lat zrealizowali ponad 11000 audytów, 4000 szkoleń i stale współpracują z ponad 500 zakładami produkcyjnymi firm takich jak Unilever, Toyota Manufacturing PL, Saint-Gobain, Dell i Avon.

Cele współpracy

Zespół EcoMS wyznaczył jako cel strategiczny na najbliższe lata cyfryzację swoich usług, optymalizację procesów i wdrożenie rozwiązań, które zwiększą ich efektywność operacyjną oraz Customer Experience klientów.

Celem współpracy z iMakeable jest stworzenie dedykowanych rozwiązań i modernizacja istniejących aplikacji w sposób, który pozwoli im realizować dzisiejsze potrzeby zespołu.

Jak przebiegała współpraca?

Transformacja cyfrowa

Mapowanie procesów

Podczas warsztatów identyfikujemy potrzeby, problemy i ograniczenia istniejących rozwiązań, które nie współgrają z obecnymi, działającymi procesami.

Projekt rozwiązań

Tworzymy interaktywne prototypy interfejsu i weryfikujemy z zespołem EcoMS, czy proponowane przez nas rozwiązania są dopasowane do procesów i zmian, które chcemy wdrożyć.

Development i wdrożenie

Tworzymy funkcjonalności w dwutygodniowych iteracjach. Każda iteracja kończy się dodaniem funkcjonalności do aplikacji, które po przetestowaniu przez nas mogą być wykorzystane przez zespół EcoMS.

Zespół iMakeable pomógł nam określić, które funkcjonalności powinniśmy wdrożyć, a które nie przyniosą nam wartości, co pozwoliło zmniejszyć koszt zmian.

Olga Hetsun

Project Coordinator EcoMS

Optymalizacja procesu wysyłki newsletterów

W pierwszym etapie współpracy zajęliśmy się usprawnieniem wysyłki newsletterów ze zmianami prawnymi, które dotyczą klientów EcoMS. Podczas warsztatów określiliśmy, że istniejąca aplikacja była wolna i wymagała dokładnej znajomości jej działania, aby wiedzieć, jak osiągnąć zamierzone efekty. Nie posiadała możliwości dodawania nowych użytkowników oraz wymagała zewnętrznego zarządzania statusem tworzonych newsletterów, co komplikowało pracę i wymusza korzystanie z kilku aplikacji przez zespół EcoMS, aby zarządzać procesem i wysyłką.

Stworzona przez nas aplikacja integruje ze sobą kilka narzędzi, aby umożliwić stworzenie draftu wysyłanego newslettera, wskazanie identyfikatora i opisu aktu prawnego, którego dotyczy, ustalenia grup odbiorców i łączyć się z systemem do wysyłki newsletterów. Stworzyliśmy też system statusów, który pomaga zespołowi EcoMS zarządzać stanem tworzonych newsletterów.

W rezultacie skróciliśmy czas potrzebny na przygotowanie jednego newslettera z 6-8 godzin do mniej niż 60 minut.

Modernizacja aplikacji do przeprowadzania audytów

Kolejnym obszarem, w którym usprawniamy procesy, jest aplikacja służąca do przeprowadzania audytów zgodności z wymogami prawnymi. Wprowadziliśmy między innymi:

integrację z bazą informacji prawnej LEX,

zmiany w designie aplikacji

modyfikację funkcjonalności, aby uprościć User Stories

W rezultacie skróciliśmy czas potrzebny na przeprowadzenie audytów, których zespół EcoMS przeprowadza kilkaset w ciągu roku.

W kolejnych krokach projektu będziemy pracować nad zmianą logiki działania aplikacji, aby uprościć sposób informowania klientów o wymaganiach i zmianach w przepisach, które dotyczą ich audytów. W ten sposób będziemy mogli uprościć proces współpracy miedzy EcoMS a klientami - i skrócić czas wymagany na przeprowadzenie audytu i wdrożenie zmian w organizacji.

Nowa linia biznesowa i optymalizacja procesów

Trzecim etapem współpracy jest stworzenie aplikacji, która umożliwi stworzenie nowej, skalowalnej linii biznesowej, umożliwiającej klientom EcoMS utrzymanie zgodności ze specyficznymi wymogami prawnymi - w prostszy sposób, który pozwoli zmniejszyć zaangażowanie audytorów.

Rozpoczynamy też pracę nad cyfryzacją procesów i codziennych zadań zespołu EcoMS. Przechodzimy przez analizę istniejących, działających procesów, aby znajdować te, które zajmują najwięcej czasu - i możliwe jest wygenerowanie największych korzyści poprzez ich automatyzację.

Co udało nam się osiągnąć?

Nasza współpraca skraca czas, który zespół EcoMS przeznacza na powtarzalne, rutynowe zadania. Dzięki uwolnieniu dodatkowych godzin zespołu, mogliśmy rozpocząć następne projekty transformacyjne, które przekładają się na większe marże z realizowanych usług.

Usprawnienie kluczowych procesów

Stworzyliśmy nowe rozwiązania, które skutecznie wspierają zespół EcoMS w wykonywaniu ich codziennych zadań, skracając czas potrzebny na ich wykonanie z 8 godzin do nawet 60 minut.

Zwiększona efektywność operacyjna

Dzięki naszej pracy, procesy wewnątrz kluczowych linii biznesowych EcoMS zostały zmodernizowane i uproszczone. Klienci mogą zapoznać się z wynikami audytów i wdrażać konieczne zmiany samodzielnie.

Modernizacja linii biznesowej

Tworzymy rozwiązanie, które pozwoli EcoMS stworzyć nową usługę, która w zoptymalizowany sposób pozwoli wyjść naprzeciw potrzebom istniejących klientów.

Cyfryzacja procesów i skupienie na kliencie

Wdrażamy automatyzację procesów w codziennej pracy EcoMS, dzięki czemu ich zespół może przeznaczyć więcej czasu na zadania, które klienci najbardziej zauważają.